power-automate - 有没有办法使用 Power Automate 来处理文档？

Question

我有一个工作流程，需要我在我的团队周围传递一个文件，我的每个团队成员都需要对这个文档做一些事情。他们必须按照一定的顺序，一个接一个地做。

当前的解决方案是，我向第一个收到此文件的人发送电子邮件，然后等到我收到回文件。然后我将收到的文件发送给下一个人等等......

我已经查看了所有连接器，尤其是带有来自 Outlook 连接器和Approvals 连接器选项的电子邮件，看起来很有希望。

将文件放入工作流程并将其附加到电子邮件很容易，我现在在如何将收到的文件重新放入工作流程中被困了好几个小时。我应该补充一点，在理想情况下，文件会直接回到工作流程，而不会绕道我的邮箱。

这是一堆商业解决方案，例如Adob​​e Sign，但我真的很想解决这个问题，而不必将我的文件上传到其他服务并依赖其他公司（显然不是微软）。

对于如何解决此任务的任何建议，我将不胜感激！

非常感谢。

标签： power-automateoffice365connectors

Answer 1

简答

您需要有一个进程的所有成员都可以访问的共享存储，然后应该从那里打开和更新文件

我的建议是（如果您的公司团队/365 组设置良好）仅使用您团队的 SharePoint 网站（O365 组）中的特定文件夹，该文件夹可通过团队、浏览器或任何所需的应用程序访问。

然后可以在您正在使用的批准流程中完成此操作，或者通过 BPF 上下文中的一个或多个批准流程来完成。

那些方法：

1. 审批流程
2. 业务流程 (BPF)

细节

共享存储

这不难解决，如果涉及的人员只是较大团队中的少数人，并且数据很敏感，那么创建一个单独的文件夹并限制访问。否则，您至少应该限制写访问，以确保只有相关人员才能修改文件。

如前所述，唯一可以阻止您的是公司在 O365 组、Azure（和普通）AD 组和文字团队方面的设置。但这真的不应该是一个问题。

如果有糟糕的团队基础设施，那么一切都很好，您可以依靠它并在 Teams 中创建另一个全新的团队。完成此操作后，找到它创建的新 O365 组，然后只需从 SharePoint 管理它（您甚至可以在团队客户端中添加一个选项卡来管理流程！）以确保权限恰到好处。

审批流程

首先构建逻辑。应该比较简单：

1. 人 A 执行他们的任务，他们点击说它已经完成。
2. B人等

然后你就可以开始担心文件，以及它是如何被访问的以及从哪里访问的。

这是迄今为止最简单的做事方式，并且可以让您保持尽可能简单。对于逻辑，只需一步一步地绘制出来，然后一旦你有了它，看看它，看看你可以在哪里节省它，或者循环元素，或者使用变量来使它不需要你开始的细节。

运气好的话，您很快就会让它为您完成大部分工作。如果您愿意，您甚至可以确保在每个阶段都制作文件副本，然后存档。

业务流程

这是我的首选选项，因为它将对流程进行编码，并且您可以分别在流程本身中使事情变得复杂。

BPF 将巧妙地向组织展示您的团队如何执行任务，即。Johnny 编辑，Billy 编辑，然后 Jenna 编辑。但是，在每个阶段（或定制任务），您都可以调用不同的流程来执行您需要执行的任何任务。

这种方法有利也有弊，主要是：

• 正面 - 您可以在没有任何自动化的情况下进行设置，并且可以使用它来管理当前的手动流程。
• 积极的 - 稍后您可以开始灌输处理所需内容所需的自动化。
• 负面 - 这是高级的东西，不仅难学，而且很难做对。也就是说，最终的结果将是惊人的。