电子档案管理基础
王 萍 宋雪雁 编著
吉林大学管理学院信息管理系
2005.12
前 言
政府行政管理、社会公共服务、企业生产经营都在积极应用数字化、网络化技术，加快自身信息化建设的步伐，这一趋势给档案工作带来了挑战和压力，同时也带来了新的机遇。
有效的电子档案管理是实现人类社会原始历史记录在信息时代得以真实、完整、可靠保管的有力保证。因此，我们应当立足于档案学、信息科学以及管理学的交叉融合，探索电子档案管理中所面临的诸种问题。
第一章 计算机支持的协同工作概论
第一节 计算机技术推动社会信息化
第二节 电子政务
第三节 电子商务
第一节 计算机技术推动社会信息化
一、21世纪计算机技术的发展
二、 计算机网络技术
三、计算机支持的协同工作的概念
四、计算机协同工作技术研究的意义
五、计算机协同工作技术的应用领域
第二节 电子政务
一、电子政务的含义
所谓电子政务，就是政府机构应用现代信息和通信技术，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超越时间和空间及部门之间的分隔限制，向社会提供优质和全方位、规范而透明的、符合国际水准的管理和服务。
第二节 电子政务
二、电子政务建设的意义
1.政府主动适应社会变革的需求
2.提高政府办公和决策效率
3.推进政务公开实行
4.整合政府职能，规范行政行为
第二节 电子政务
三、 电子政务的内容及构成
电子政务的内容
1.政府的信息服务
2.政府的电子贸易
3.电子化政府
4.政府部门重构
5.群众参与政府
第二节 电子政务
电子政务的构成
电子政务的构成按照国家电子政务“三网一库”的基础构架，电子政务系统的应用体系可分成3层。第1层（外网）互联网联通；。第2层（专网）政府部门内部以及部门之间的各类非公开应用系统 ；第3层（内网）政府部门内部的各类关键业务管理系统及核心数据应用系统。
第二节 电子政务
四、各国电子政务发展概况
美国
在众多实施电子政务的发达国家之中，美国是起步较早，发展最为迅速的国家，目前已进入扩建和推广时期。一张包罗县、市、州、联邦以及各行各业在内的电子政务超级无形大网正在这个网络业最为发达的国家中逐步展开。
第二节 电子政务
英国
英国开展电子政务较早，在20世纪90年代末英国政府先后发布了《政府现代化白皮书》、《21世纪政府电子服务》、《电子政务协同框架》等政策规划，提出到2008年要全面实现政府电子服务。2000年3月30日，英国首相在“信息时代特别内阁会议”上提出：全面实施电子政务的时间从2008年提前到2005年。
第二节 电子政务
德国
与美、英两个国家相比，德国在信息技术方面显得相对落后。为了改变这种情况，德国政府提出了“全体上网”的10点赶超计划，强调利用互联网如同学会读书写字一样重要。
第二节 电子政务
新加坡
随着电子政务这一新概念的提出和推广，新加坡这个只有400万人口的迷你国家早已走到了队伍的前列，1999年，美国大众服务管理部将新加坡的电子政府网站评为世界上最先进的综合服务网站。新加坡的电子政务系统完全受国家控制，没有私人参与，政府每年要在这项工程上花费大量的资金，但电子政务的实施也为政府节约了许多费用。
第二节 电子政务
日本
为加速政府信息化、电子化的过程，日本政府于2000年3月开始启动“电子政务工程”计划，按照该项工程的计划，日本政府将在2005年以前让政府各部门的主要业务全部通过互联网进行，这标志着日本将全面进入办公电子化、无纸化的时代。
第二节 电子政务
法国
在西方发达国家中，法国是电子政务发展相对较晚的国家。其主要原因是，担心因特网的发展，会对法国传统文化造成冲击。但从1998年起，法国政府开始重视政府信息化的发展，并制定了一系列相应的计划。
第二节 电子政务
中国
中国由于历史和技术原因，政府办公自动化进程起步较晚，但着眼点较高，发展速度很快。 1999年初，由中国电信、国家经贸委信息中心联合48个部委（办、局）信息主管部门倡议发起的“政府上网工程”得到各级政府部门、企事业单位和新闻媒体广泛响应，迄今为止，“政府上网工程”的发起单位增至60家。
第三节 电子商务
一、 电子商务的含义
电子商务是指对整个贸易活动实现电子化,交易各方使用电子交易方式而不是通过当面交换或直接面谈方式进行的任何形式的商业交易；电子商务是一种多技术的集合体，包括交换数据（如电子数据交换、电子邮件）、获得数据（共享数据库、电子公告牌）以及自动捕获数据（条形码）等。
第三节 电子商务
二、电子商务的分类
1.根据贸易商务活动的伙伴或贸易对象分类
2. 按电子商务场所规模与业务功能分类
3. 按执行的电子商务的业务性质分类
4. 按照网络环境分类
第三节 电子商务
三、电子商务的流程
(1) 买方通过Web站点网上搜索或在线广告获取欲求信息。
(2) 卖方响应并通过Web站点或在线广告公布和提供信息，虚拟展示其产品。
(3) 买卖双方经认证（CA）中心确认其参与电子商务的资格。
(4) 买卖双方通过E-mail、视频会议系统等工具进行贸易洽谈。
(5) 买卖双方的主管机构批准，为加快审批过程，应建立具有法律效力的网上审批及签字规程和工具。
(6) 进行具有法律效力的网上定购。
(7) 卖方企业进行商品货物准备和配送。
(8) 贸易执行
(9) 售后服务和支持
第三节 电子商务
四、电子商务的组成原理
电子商务是贸易链上的各个参与方在计算机信息网络环境（Internet、Extranet、Intranet、专用网络等）下，通过CA中心认证和信息安全保证的基础上，对贸易流程（商品信息交换、市场、商务洽谈、销售、支付、贸易执行、客户服务和支持）全方位处理的过程。
第二章 信息时代的档案工作
第一节 高新的信息记录技术
第二节 档案管理的变革
第三节 信息时代的档案学
第一节 高新的信息记录技术
高新的信息记录技术—多媒体技术
多媒体(multimedia)是融合两种以上媒体的人-机交互式信息交流和传播媒体。多媒体技术始于20世纪80年代。对计算机用户来说，多媒体就意味着不同类型的媒体(文、图、声、像、程序等)统一在一个计算机环境里。
第一节 高新的信息记录技术
高新的信息记录技术—超文本
超文本思想最早是由美国科学家V.布什(1890-1974)提出来的，他在20世纪30年代即提出了一种叫做Memex (memory extender，存储扩充器)的设想，预言了文本的一种非线性结构。1965年，泰德·尼尔森创造了“超文本”(Hypertext)这个词，命名这种非线性网络文本为“超文本”，而且开始在计算机上实现这个想法，试图使用超文本方法把世界上的文献资料联机。
第一节 高新的信息记录技术
高新的信息记录技术—超媒体
超媒体采用非线性网状结构的方式将若干个有关的信息块进行逻辑组织。其知识库的组织方式类似语义网络理论中关于“人类记忆是一种网状结构”的理论。
第二节 档案管理的变革
档案管理工作总体上的变革
1. 档案工作手段的自动化、系统化
在信息时代，几乎所有的组织机构都无一例外地利用计算机和网络技术的优势来满足组织对信息的需求。电子文件保管系统作为信息管理系统的一种，为档案工作提供了自动化、系统化的管理手段，能够快速、及时地满足组织行使各项职能时对文件、档案信息的需求。
第二节 档案管理的变革
2. 一体化的档案管理思想
所谓一体化的管理，就是把文件工作和档案工作整合为一个工作系统，进行统一控制和管理，其实质就是将档案管理的若干功能提前，实现文件、档案的前端控制和全程管理。
第二节 档案管理的变革
3. 协同合作的档案工作方式
在电子环境下，电子文件的各项特征变得复杂难辨，现代组织机构的工作方式也向着团队化的方向迈进，因此在电子环境下，必须以协同合作的方式开展档案工作，以实现具有档案价值的电子文件的永久保存。
第二节 档案管理的变革
4. 电子文件管理流程的变化
与纸质文件管理流程相比，电子文件管理流程在时间、内容和顺序等多方面都发生了变化。对于电子文件管理而言，应在管理职责、制度、理念、流程上进行相应的调整，以适应现代组织机构的运行要求，成为其整体业务过程的有机组成部分。
第二节 档案管理的变革
1.积累与收集工作。
2.整理工作。
3.鉴定工作。
4.保管工作。
5.统计工作。
6.利用工作。
7.编目和编研工作。
8.保密工作。
第三节 信息时代的档案学
信息社会与档案学
在信息社会，人们不仅关注档案、还关注文件的产生、本质、整理和保管。 档案学是关于档案的性质、特征和从档案工作中总结的理论和方法论等方面的知识的载体，研究的是档案系统和档案全宗，是关于人类历史和法律的历史纪录。
第三节 信息时代的档案学
档案学理论模式的转变
随着档案学的发展，功能性的档案学已经代替了描述性的档案学。即只需把文件产生的过程和背景加以功能性解释，人们便可以理解档案全宗的整体性以及档案在其背景环境中所起的功能和作用。描述性的档案学是实际的、实体的、现代的，而功能性的档案学是历史的、虚拟的、后现代的。
第三节 信息时代的档案学
档案学的新表述
档案的界定 ：档案从有形的实体转变为由元数据所控制的一组概念上的数据信息，其中的内容和背景联系以及结构同样具有情报和凭证功能。
第三节 信息时代的档案学
档案学的新表述
来源原则 ：不再直接研究档案产生于哪个行政部门，而变成一个虚拟的更为灵活的概念。因此，来源原则更适合于较为稳定、网络化的、小规模的组织。来源与功能和行为有关，与结构和地点无关，它是虚拟的，不是实体的。
第三节 信息时代的档案学
档案学的新表述
原始顺序：不再指按某种登记原则或分类标准而赋予档案的实体排列顺序。它是指借助于软件新系统把档案在概念上进行逻辑排序，并按照不同的方法、不同的目的、在不同的时间地点，按照不同的顺序加以优化组合。
第三节 信息时代的档案学
档案学的新表述
全宗 ：传统认为，全宗是在传递、整理和收集一组档案的过程中，按照某些规则和方法而形成的档案静态物理顺序。但现在，它已经发展成为以文件的功能和事实特征为核心，按不同的形成者和利用者进行动态的整合。
第三节 信息时代的档案学
档案学的新表述
整理和著录：人们不再局限于对实体档案及全宗的整理和著录，而是加深了对档案之间多重对应关系的系统理解，更注重档案产生的背景环境。同时，把相关的档案体系和功能性的元数据相结合，作为描述档案的工具。
第三节 信息时代的档案学
档案学的新表述
鉴定：档案鉴定再也不是评价档案所具有的研究价值，而必须对档案形成者产生的社会功能、其行为活动及其与公众的相互作用进行宏观分析，然后选择最能反映这些内容的、简洁而具体的档案加以保存，同时，继续按照这种功能逻辑标准，寻找私人或口头的档案材料，来丰富、补充机关档案的内容。
第三节 信息时代的档案学
档案学的新表述
保管： 档案保管不再局限于实体档案的修复、保存和保护，相反，当新的软件被应用于虚拟的档案和档案全宗时，保管所关注的是那些起决定作用的不断演化和发展的概念及其相互关系。
第三节 信息时代的档案学
档案学的新表述
档案馆 ：档案馆不再是保管古老的档案的仓库，档案研究者、利用者也不再需要亲自进馆查阅档案，相反，它变成一种网络化的虚拟的“无墙”档案馆（数字档案馆），通过公开的档案网络存储体系，便可查阅档案。
第三章 电子档案的形成机制
第一节 相关术语
第二节 电子文件特性
第三节 电子邮件的档案功能
第四节 电子文件保管系统与电子档案管理
第一节 相关术语
一、电子文件的定义
国内外学者普遍认为电子文件的定义不应偏离文件的范畴，文件是作为电子文件的属概念。电子文件是文件概念的衍生，二者在基本属性上没有本质差别。但与此同时，又突出强调了信息时代电子环境下电子文件区别于其他类型文件的显著特征。综合以上定义，可以看出电子文件的定义大约有三条要点：一是用计算机生成和读取，二是用数字代码记录信息，三是要符合“文件”的要求。
第一节 相关术语
二、电子文件的其他相关术语及其相互区别
电子文件与电子档案
电子文件与机读文件、虚拟档案
第二节 电子文件特性
一、信息形态的数字化、与非人工识读性
二、对设备的依赖性
三、信息与载体的可分离性
四、信息的可变性
五、信息存储的高密度性
六、多种信息媒体的集成性
七、载体材料和信息技术的不稳定性
八、对元数据的依赖性
九、电子文件的物理结构与逻辑结构关系的复杂性
十、电子文件的信息共享性及不安全性
第三节 电子邮件的档案功能
电子邮件的概念
所谓电子邮件(electronic mail)，就是利用计算机网络交换的电子媒体信件。它是随计算机网络而出现的，依靠网络的通信手段实现普通邮件信息的传输。计算机网络通过电子邮件系统来传送与管理电子邮件。
第三节 电子邮件的档案功能
电子邮件的特点
1.便捷性。
2.经济性。
3.可靠性。
4.广泛性。
第三节 电子邮件的档案功能
电子邮件的档案功能
⑴传播信息和知识
⑵充当法律凭证
⑶承载组织文化
⑷辅助行政业务
第四节 电子文件保管系统与
电子档案管理
信息系统与电子文件保管系统
信息系统(Information System，IS)是能够对信息进行收集、传输、加工、存储、维护和使用的，由人和计算机软硬件系统所组成的人机系统。
电子文件保管系统是一种特殊的信息系统。电子文件保管系统旨在保管电子文件、支持电子文件检索，而信息系统负责保存信息、提供信息检索。
第四节 电子文件保管系统与
电子档案管理
电子文件保管系统对集体记忆和可操作性发起了全方位的挑战。同时它也向档案工作者提供了一种全新的工具。
电子文件保管系统的设计与运行有助于促使档案工作者和审计人员、行政管理人员、处理信息自由权和隐私权的官员、律师以及高级管理人员等所有对保存和管理集体记忆负有责任者联合起来，而这种联合在电子时代不仅具有重要的战略意义，而且具有现实可行性。
第四节 电子文件保管系统与
电子档案管理
实施电子文件保管系统的意义
1.能够对电子文件数量的增长进行控制
2.能够更加有效地利用计算机资源
3.能够降低电子文件存储费用
4.能够降低组织可能遭受的法律风险
5.能够确保电子文件保管法律、法规的有效执行
6.能够确保具有档案价值的电子文件的永久保存
第四章 电子档案管理模式
第一节 电子档案管理的理论基础
第二节 电子档案形成机构的管理模式
第三节 传统档案馆的电子档案管理模式
第一节 电子档案管理的理论基础
传统文件生命周期理论
从世界范围看，文件生命周期理论的基本思想归纳起来，主要有以下三个主要方面：
① 文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的生命过程；
② 对这个完整的过程依据文件的不同价值及其作用形式可划分为不同的阶段；
③ 不同阶段的文件根据其内在价值和功用，存放于与之相适应的保管场所并采取相应的管理形式。
第一节 电子档案管理的理论基础
电子文件生命周期理论
关于电子文件生命周期的划分，学术界有两种具有代表性的观点，一是国际档案理事会电子文件委员会提出的观点；二是我国档案学者何嘉荪先生提出的观点。
第一节 电子档案管理的理论基础
电子文件生命周期理论
国际档案理事会电子文件委员会把电子文件的生命周期归纳为三个基本阶段，即概念阶段(concept stage)、形成阶段(creation stage )和维护阶段(maintenance stage )，并认为档案工作者干预电子文件的时机应确定在决定必须保存文件和设计文件保管系统的阶段（即设计阶段）。
第一节 电子档案管理的理论基础
电子文件生命周期理论
我国档案学者何嘉荪先生的观点——四阶段的划分方法：
第一阶段，文件的孕育形成阶段
第二阶段为文件的现实使用阶段
第三阶段是文件的暂时保存阶段
第四阶段是文件的永久保存阶段/历史阶段。
第一节 电子档案管理的理论基础
文件连续体理论
“文件连续体” （the Records Continuum）这一概念在1996年出版的澳大利亚国家档案标准（AS4390:第4.22条）中被定义为“即从文件形成（包括形成前，文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。这一定义揭示了文件形成、保存与长久利用应一体化管理的理念。
第二节 电子档案形成机构的管理模式
“双套式”管理模式
现行机关将电子文件以纸张和数字化载体（如磁盘、磁带、光盘等）制作双重备份，并分别归档管理，形成两种介质、两套同一内容的档案。
第二节 电子档案形成机构的管理模式
文档一体化管理模式
电子文件、档案一体化管理的最佳实现方式是建立功能涵盖电子文件整个生命周期全部管理活动的电子文档一体化管理系统。在该系统内，有统一的工作制度，统一的工作程序和统一的控制中心。但需要指出的是：这种一体化系统决不是文件管理与档案管理功能的简单相加，而是全程管理和前端控制原则指导下对整个管理流程的重构。
第二节 电子档案形成机构的管理模式
电子信息资源综合管理模式
电子信息资源综合管理模式是文档一体化管理模式的进一步扩展，也就是我们通常所说的图、情、档一体化管理模式。
第三节 传统档案馆的电子档案
管理模式
集中统一保管模式
集中统一保管模式主张电子档案应该像传统档案一样上交到档案馆保存，由档案馆对其实体进行控制。在实际操作中，美国、瑞士、法国、瑞典以及北欧国家主张采取这种集中统一的管理模式。
第三节 传统档案馆的电子档案
管理模式
分散保管模式
分散保管模式将传统理论对实体保管对象的关注，转变为对档案、档案形成者及其形成过程的有机联系、目的、意图、相互联系、职能和可靠性的关注。这些都远远超越了传统的档案保管模式，因此，这种模式还被称为“后保管模式”。
第三节 传统档案馆的电子档案
管理模式
分散与集中相结合的管理模式
这是一种折中的观点。持此观点的学者认为，分散保管与集中保管两种模式各有利弊，应该吸取两者的合理因素，发挥各自的优势，采取分散与集中相结合的保管模式。
第五章 电子档案管理规范
第一节 电子档案的存储和保管
第二节 电子档案的利用和销毁
第三节 管理电子档案的设备与技术
第一节 电子档案的存储和保管
电子档案存储与保管原则
1.要保证电子档案载体物理上的安全。
2.要保证电子档案内容逻辑上的准确 。
3.要保证电子档案的原始性。
4.要保证电子档案的可理解性。
5.要对电子档案载体进行有效的检测与维护。
第二节 电子档案的利用和销毁
电子档案利用的特点
1.不再受“孤本”限制。
2.具有良好的复用性。
3.可以采用交互式利用。
4.电子档案的可操作性使利用者可以把获得的
信息随心所欲地加工处理，变成自己所需要
的信息产品。
5.可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地
利用成为可能，消除了利用者的地域隔阂。
第二节 电子档案的利用和销毁
电子档案提供利用的方法
（1）提供拷贝
（2）通信传输
（3）直接利用
第二节 电子档案的利用和销毁
电子档案的利用管理
1.使用权限的审核
2.拷贝的提供与回收
3.利用中的安全措施
第二节 电子档案的利用和销毁
电子档案的销毁
1.可重复使用载体上的电子档案的销毁应
确保电子档案及相关电子信息的不可恢
复性删除。
2.一次性使用载体上的电子档案的销毁应
将载体彻底销毁。
第三节 管理电子档案的设备与技术
再生性技术保护
再生性技术保护指将技术过时的载体上的信息适时地转移到纸或缩微胶片上，不再使用电子计算机软硬件读出。
第三节 管理电子档案的设备与技术
建立电子计算机技术档案馆
建立电子计算机技术档案馆，收集过时的电子计算机软硬件，提供利用，读取那些过时技术记录在载体上的信息内容。这种方法要广泛收集、保管过时技术的全套软硬件，还必须保管操作这些过时技术的某些技能，还有老化和维护问题，代价十分昂贵。
第三节 管理电子档案的设备与技术
仿真
是制造一种运行过时硬件及其软件的软件。在这个软件中对某一硬件与软件的模仿，使得认为原来的软硬件在形式上仍然可用。利用这种方法来挽救过时技术的当时记录，从技术上看虽然是可能的，但实际工作中还有很多问题，加兼容性不可靠、仿真器的耐用性维护等。
第三节 管理电子档案的设备与技术
拷贝和迁移
拷贝是在原来的技术环境下定时重写信息数据，防止由干记录载体理化性能变化而引起的信息丢失。
将数字信息从一种技术环境转换到另一种技术环境（包括硬件和软件）上的复制称为迁移。
第六章 电子档案全文检索工具
第一节 EAD概述
第二节 EAD属性
第三节 EAD元素
第四节 EAD范例
第一节 EAD概述
EAD是Encoded Archival Description 的简称，中文含义是“编码档案描述” 或“档案置标著录”，其本质是全方位描述电子档案的通用标准格式。
EAD 通过定义一套标准规则来描述档案特征信息，以使这些信息能以与平台无关的方式被查询、检索、显示和交换。EAD可以实现电子档案的鉴定、管理及检索等功能，并能够促进多种检索工具之间的完全交换与互操作。
第一节 EAD概述
EAD的构成
EAD正式文件由4部分组成：（1）EAD文件类型定义（EAD DTD）：对EAD内容和结构进行定义，是EAD的主要部分；（2）EAD标签库（EAD Tag library）：一份按字母顺序排列的EAD标签名（Tag names），并对每一标签功能进行简短的描述；（3）使用指南：介绍最基本的EAD标签的使用；（4）实施概要：由EAD工作小组制定，针对不同馆藏的图书馆档案馆提供相关的EAD元素组合和合适的标识层次。
第一节 EAD概述
EAD的特点
首先，档案管理员不依赖任何软件供应
商或其它外部的组织为他们设置
或维护这个标准。
其次，EAD有广泛的需求者。
再次，EAD非常灵活。
第一节 EAD概述
EAD应用实践
1.美国遗产实际档案计划
2.美国博物馆计算机网络EAD网站
3.加利福尼亚博物馆和联机档案计划
4. 加利福尼亚联机档案(OAC) 计划
5.图书馆研究组(RLG)
第二节 EAD 属性
大多数的EAD元素都有其属性。属性可用元素所标志的内容命名，也可以根据被标志的内容赋与不同的属性值。属性可以有一个或多个，属性名称及属性值必须放在元素标志的后面，一起放在同一组尖括号内
第二节 EAD 属性
EAD属性格式
<[元素] [属性]="[属性值]">
或<[元素] [属性一]="[属性值一]" [属性二]="[属性值二]">
第三节 EAD元素
EAD共有146个元素，本节依据元素名称的英文字母排列顺序，简要介绍这些元素的含义、用法及格式。这里仅以元素“<abbr><缩写> Abbreviation ”为例进行介绍。
第三节 EAD元素
<abbr><缩写> Abbreviation
定义：一般元素，字的缩短格式，头字语（acronym）亦属之。可使用属性[全称（EXPAN）]来标志缩写字的全称。参见相关元素，<全称>（<expan>）。
可包含元素：#PCDATA。
第三节 EAD元素
<abbr><缩写> Abbreviation
可出现元素：摘要、档案参照、书目参照、装具、创造、描述规则、尺寸、强调、表格款目、事件、数量单位、延伸参考资料、延伸参考资料位置、项目、卷标、语言资料、使用语言、资料规格、来源、段落、实体描述、实体面、实体位置、参考资料、参考资料位置、典藏单位、副题名、正题名、单元日期、单元识别、单元题名。
第三节 EAD元素
<abbr><缩写> Abbreviation
属性
第三节 EAD元素
<abbr><缩写> Abbreviation
范例：
<附注>
<段落>
<缩写> 全称="亲笔签名">ALS</缩写>
</段落>
</附注>
第七章 数字档案馆系统工程
第一节 网络环境下档案馆功能实现方式
第二节 数字档案馆概述
第三节 数字档案馆解决方案
第四节 档案信息化发展战略
第一节 网络环境下档案馆功能
实现方式
网络技术和数字通信技术的飞速发展改变了传统信息领域的很多方面，以至于档案领域很多传统内容都在网络环境下被赋予新的时代精神。
在网络环境下，虽然档案馆的功能没有发生本质性的变化，但是在其功能的实现方式上却有很多的新内容。
第一节 网络环境下档案馆功能
实现方式
档案网站的兴起
从20世纪90年代中期开始，国外档案界开始大规模的利用INTERNET建立档案网站；我国以1996年北京档案馆进行建立档案网站的尝试为起点，档案网站在我国如雨后春笋般的兴起起来，并成为国内档案界利用网络组织档案信息资源的主要方式。
第一节 网络环境下档案馆功能
实现方式
数字档案馆的出现
数字档案馆是档案馆发展的未来。数字档案馆是一个电子化信息的仓储，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便的访问它，以获得这些信息，并且信息的存储和用户的访问不受地域的限制。
第一节 网络环境下档案馆功能
实现方式
远程档案信息参考咨询服务
数字参考咨询服务是网络环境下用户服务的一种新策略。尽管数字档案馆拥有极其丰富的馆藏，并有强有力的检索系统，但是仍然不能满足用户日益增长的信息需求。当用户遇到疑难问题，或者不知道如何检索信息或者检索不到自己想要的档案信息的时候，都可以通过数字参考咨询服务获得档案馆员的帮助。
第一节 网络环境下档案馆功能
实现方式
远程档案信息参考咨询服务特点
（1）实时性。
（2）专业性。
（3）多样性。
（4）开放性。
第一节 网络环境下档案馆功能
实现方式
档案主题门户
档案主题门户又称档案信息门户或档案资源门户，是对档案主题领域提供最好的可获取资源的网上服务或工具。档案用户只需要登陆主题门户，就可以获得所需要的全部档案信息。档案主题门户强调两点：一是最优的可获取资源；二是强调档案领域。
第二节 数字档案馆概述
数字化时代召唤数字档案馆
1.时代发展的需要
2.参与国际竞争与交流的需要。
3.加强科学研究、普及教育知识、服务社会
大众的需要。
4.改善档案管理工作，提高档案工作社会地位
的需要。
第二节 数字档案馆概述
数字档案馆的基本概念
所谓数字化档案馆是一个建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，以高速宽带通信网络为技术设施的超大规模、分布式数字信息系统。
第二节 数字档案馆概述
数字档案馆的主要特征
1.馆藏信息数字化。
2.馆藏资源虚拟化。
3.信息资源智能化。
4.用户使用方便化。
第二节 数字档案馆概述
数字档案馆的基本组成
1.以现代通信、计算机网络、多媒体信息技术
设备为基础设施 。
2.以各个时期、各种类别的档案信息库及其他
信息库为基础资源。
3.以智能信息处理技术为主。
4.建立全方位、立体化的应用体系 。
第二节 数字档案馆概述
数字档案馆研究概况
美国西北数字档案馆
青岛数字档案馆
第二节 数字档案馆概述
我国数字化档案馆的建设途径
1.根据国内的现状，应该选定合理的数字档案馆建设对象。
2.要借鉴国内外数字图书馆的建设经验，统一规划和组织。
3.馆藏数字化时要有所选择，以利用者为中心提供信息资源服务。
4.做好人力资源的投入，立足培养档案管理人员的专业技能。
第三节 数字档案馆解决方案
数字档案馆的基础条件
理论基础
技术基础
社会基础
资源基础
人才基础
第三节 数字档案馆解决方案
数字档案馆建设中的关键问题
电子档案的法律凭证问题
数字化档案信息资源的长期存取问题
馆藏档案资源的数字化问题
数字档案馆业务工作标准化规范化问题、知识产权的保护问题、系统安全问题等
第三节 数字档案馆解决方案
青岛市数字档案馆解决方案
青岛数字档案馆的建设完成，标志着我国档案信息化建设达到了一定水平。数字档案馆的投入使用，推动了全国各级机关电子文件及时归档和有效管理，实现了档案馆与各单位办公自动化和信息化的有效对接。
第三节 数字档案馆解决方案
青岛市数字档案馆建设经验启示
领导重视、组织严密
指导思想明确
科学决策
严格履行基本建设程序
第四节 档案信息化发展战略
档案信息化建设的内容
1. 各级各类档案馆的数字化建设
2. 实现 “文档一体化”管理
3. 不断提高档案管理以及服务工作的网络化水平
第四节 档案信息化发展战略
档案信息化的意义
档案信息化是国民经济和社会信息化的重要组成部分
档案信息化是档案事业改革与发展的内在要求
第四节 档案信息化发展战略
档案信息化建设的科学发展观
首先，要制定科学的发展规划，要结合国家制定的国民经济信息化战略；
其次，要遵循“以档案信息资源建设为核心、以信息技术的应用为基础、以档案信息资源的社会共享为目标”的档案信息化发展思路；
再次，要激励统一的数据标准。
第四节 档案信息化发展战略
档案信息化建设中的核心技术
档案系统是数据归档的单位，数据十分复杂，各种形式的档案都保存在档案系统中。
数据共享系统是一个功能完备的异构数据共享系统，在机构内部局域网范围内能够方便快捷地实现数据的传输；在安装客户端的条件下，通过拨号上网或者其他上网方式上网，接通局域网，同样能够实现数据的远程访问、共享。
第四节 档案信息化发展战略
档案信息化建设中的法律问题
现代档案事业在社会化、信息化建设中，越来越表现出对法制化的依赖。因为“社会化”的档案事业方方面面都与社会相关联；“信息化”的档案事业需要有科技的发明和进步作支撑。对于档案科技知识产权的维护，对档案工作中各种社会关系的协调，都要靠法制来保障。档案工作中的各种业务规范、操作程序的执行，都要靠制度、章程的实施来实现。
第四节 档案信息化发展战略
档案信息化建设中的法律问题
档案法制建设的任务就必须包含两方面内容：一是建立、健全档案法律规范，以确保档案工作社会关系的有序化；二是建立、健全档案业务规范和技术标准，以确保档案工作的业务关系和技术关系的有序化。
第四节 档案信息化发展战略
档案信息化建设中的人才问题
当前存在的问题
档案管理干部队伍老化，高级档案专业人才匮乏，档案管理现代化水平低，重大科研成果寥寥。这都意味着档案事业的发展不适应社会发展的要求。
第四节 档案信息化发展战略
档案现代化管理对档案人员的要求
首先，档案教育应及时调整专业格局，从课程内容、教学方法和手段、教育层次和形式等方面全面更新。
第二，对在职人员进行各种形式的再教育，以适应技术发展的需要。
第三，应注意引进多方面的专业人才，充实档案干部队伍，建立复合型多层次的专业技术队伍。